Índice de contenidos: Guia funcional de Repasat
¡Antes de comenzar, qué tenemos que tener en cuenta!!!
Repasat dispone de una serie de tablas auxiliares que podemos personalizar con nuestros datos para agilizar la operativa del día a día.
Te recomendamos que informes previamente los datos de las diferentes tablas auxiliares para agilizar tu gestión posteriormente.
[video_lightbox_youtube video_id="H49xbwV2LxE" width="1280" height="720" anchor="Primeros pasos en Repasat"]Gestión de empleados, usuarios y trabajadores
Al darte de alta en Repasat, automáticamente se genera un usuario asociado a un empleado.
A continuación te mostramos como dar de alta más empleados o como importarlos desde Repasat a través de las plantillas de importación.
[video_lightbox_youtube video_id="2TWPUhYB2vE" width="1280" height="720" anchor="Ver como Dar de alta un empleado o trabajador"] [video_lightbox_youtube video_id="G7z74BvLWUg" width="640" height="480" anchor="http://www.example.com/images/youtube-thumb.jpg"]Repasat permite llevar una gestión de Candidatos, para llevar un control del proceso de selección..
Desde Candidatos, podemos adjuntar Curriculums y posteriormente convertir los candidatos en Empleados.
[video_lightbox_youtube video_id="spsQ_g7TClM" width="1280" height="720" anchor="Gestión de Candidatos"] [video_lightbox_youtube video_id="spsQ_g7TClM" width="640" height="480" anchor="http://www.example.com/images/youtube-thumb.jpg"]Entorno móvil
CRM y Gestión Comercial
En Repasat diferenciamos entre clientes potenciales (todavía no hemos formalizado ninguna operación) y clientes o cuentas.
[video_lightbox_youtube video_id="3zjweZxzlH4" width="1280" height="720" anchor="Ver como Crear Clientes potenciales o leads"]Organiza tus oportunidades comerciales para que no se te escape ninguna operación.
Gestiona la evolución de las oportunidades desde el Pipeline o embudo de conversión.
[video_lightbox_youtube video_id="7ylZPGrj70c" width="1280" height="720" anchor="Ver como gestionar oportunidades comerciales"]En Repasat los clientes y proveedores se gestionan desde el apartado de Cuentas.
En las búsquedas, podrás diferenciarlos por los iconos de maletín (para clientes) y un camión )para los proveedores).
[video_lightbox_youtube video_id="R23XSLd2vrY" width="1280" height="720" anchor="Ver como crear Cuentas (Clientes o Proveedores)"]
Antes de comenzar con los documentos comerciales, recuerda que es importante tener dados de alta algunos artículos o servicios para poder utilizar en los documentos.
En las lineas de documentos, debes introducir artículos o conceptos, así que mejor que los tengas dados de alta previamente
[video_lightbox_youtube video_id="OY6seYk9xUY" width="1280" height="720" anchor="Ver como crear de artículos y servicios"]Los Presupuestos u Ofertas comerciales, son aquellos documentos que generamos y que los clientes deben aceptar (se pueden emitir tanto a clientes potenciales como a clientes)
[video_lightbox_youtube video_id="OiMxd1gX4SY" width="1280" height="720" anchor="Actualización de series de contratos"]El circuito comercial a nivel de documentos, puede ir desde:
- El presupuesto u oferta comercial (documento propuesta)
- Pedido de ventas (es la confirmación de un presupuesto o la solicitud de material o servicios)
- Albarán de ventas (es el comprobante de entrega o realización de un servicio)
- Factura de ventas (es el compromiso de deuda adquirido por un cliente por la realización de un servicio o la adquisición de productos)
Estos pasos no son obligatorios, y dependerá de la operativa y necesidades de cada negocio.
[video_lightbox_youtube video_id="zGqoz1T764g" width="1280" height="720" anchor="Ver el Circuito Comercial, desde presupuesto hasta factura"]Repasat dispone de Tarifas de Precios y Tarifas de Descuentos que se pueden asociar al cliente directamente o asignar en la elaboracion de los documentos comerciales (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas) tanto de ventas como de compras.
[video_lightbox_youtube video_id="C8Yg7ikXVGw" width="1280" height="720" anchor="Tarifa de Precios y descuentos"]Si por nuestra operativa ofertamos contratos de servicios que impliquen trabajos y facturas periódicas, Repasat nos permite simplificar los procedimientos para ahorrarnos trabajo.
Si tu tipología de negocio gestiona facturaciones periodicas o cuotas, y debes planificar trabajos o tareas que posteriormente quieras controlar, en el siguiente tutorial te explicamos como trabajar.
[video_lightbox_youtube video_id="OY8cF3ObLlI" width="1280" height="720" anchor="Ver como simplificar el circuito comercial, presupuestos, facturas, contratos y proyectos"]Si requieres movilidad e introducir los pedidos u ofertas comerciales visualmente, te mostramos como hacerlo en el siguiente tutorial.
[video_lightbox_youtube video_id="M34SiPxiXPY" width="1280" height="720" anchor="Ver fuerza de ventas, introduccción de pedidos y documentos comerciales"]Parte 1
[video_lightbox_youtube video_id="G54PUuy6J3w" width="1280" height="720" anchor="Monográfico sobre CRM Parte1"]Parte 2
[video_lightbox_youtube video_id="-VkV87FG9x0" width="1280" height="720" anchor="Monográfico sobre CRM Parte2"]Como gestionar la comunicación con Clientes y Contactos
[video_lightbox_youtube video_id="6YxCt8EL3Wc" width="1280" height="720" anchor="Comunicación con Clientes y Contactos"]Agentes comerciales y representantes
Configuración de las funcionalidades para agentes comerciales Parte 1
[video_lightbox_youtube video_id="gkxIuV9qiuo" width="1280" height="720" anchor="Configuración, ficheros y documentos comerciales"]CRM Comercial, organización y planificación de agenda de seguimiento comercial (visitas, llamadas, etc.)
[video_lightbox_youtube video_id="t8Swufe1Dnc" width="1280" height="720" anchor="CRM Comercial, planificación de agenda"]Gestión de mantenimiento de artículos, tarifas de precios y descuentos, actualización de datos y estadísticas
[video_lightbox_youtube video_id="1ckCMdIOUtE" width="1280" height="720" anchor="Gestión de artículos, tarifas, actualización de datos y estadísticas"]Creación de una firma, fabricante o representado y asignación de la relación con los diferentes clientes
[video_lightbox_youtube video_id="I-ypbhtW07Q" width="1280" height="720" anchor="Creación de una firma, fabricante o representado"]Te mostramos como crear una factura de comiciones de forma manual y como incluir retenciones en la misma
[video_lightbox_youtube video_id="acaIdLDZBuY" width="1280" height="720" anchor="Facturas de comisiones manual y con retención"]Introducción de facturas de compras o de gastos en Repasat
[video_lightbox_youtube video_id="Zv9D-GTjWog" width="1280" height="720" anchor="Registrar Factura de Gastos"]Todo sobre la Facturación
En los siguientes tutoriales te mostramos las diferentes maneras de facturar que te ofrece Repasat, desde la opción más manual hasta automatizar todo el proceso de facturación.
[video_lightbox_youtube video_id="ore5Fn6N8SI" width="1280" height="720" anchor="Emisión de Facturas - 1"]continuación de los diferentes maneras de facturar en Repasat
[video_lightbox_youtube video_id="6yIKpn-R93o" width="1280" height="720" anchor="Ver Emisión de Facturas - Parte 2"]Te mostramos como crear un contrato de cliente que permite generar las cuotas o facturas automáticas de los clientes.
Los contratos permiten generar cuotas de forma manual o de forma automática
[video_lightbox_youtube video_id="q863NLiO1r4" width="1280" height="720" anchor="Crear contratos, cuotas y facturas periódicas"]Te mostramos como crear un contrato de cliente que permite generar las cuotas o facturas automáticas de los clientes.
Además te explicamos como facturar diferentes importes según las fechas que le indiquemos en las líneas del contrato, por si un mes nos interesa facturar un importe diferente.
Los contratos permiten generar cuotas de forma manual o de forma automática
[video_lightbox_youtube video_id="aPPHo7mByE8" width="1280" height="720" anchor="Ver Facturación de contratos y cuotas periódicas"]Si facturas servicios en función de las horas realizadas, te mostramos el proceso de crear tareas facturables y como emitir las facturas a los clientes.
[video_lightbox_youtube video_id="yT1pGOBNulA" width="1280" height="720" anchor="Ver Facturación de tareas y actividades"]¿Necesitas agrupar varios documentos en un mismo documento de destino?
¿Necesitas facturar varios albaranes o pedidos en una única factura?
Te mostramos cómo hacerlo en el siguiente tutorial
[video_lightbox_youtube video_id="PSZLkSea50g" width="1280" height="720" anchor="Ver como Servir o facturar documentos agrupados"]Te mostramos como generar abonos o facturas rectificativas de forma manual, o de forma automática para que se enlacen automáticamente los documentos. .
[video_lightbox_youtube video_id="LPxtibBoC7k" width="1280" height="720" anchor="Generar abonos o facturas rectificativas"]Las series de facturación nos permiten segmentar los documentos por diferentes numeraciones.
Por ejemplo, podemos hacer una serie para cada año, 2018, 2019... o por lineas de negocio o zonas geográficas (BCN, MAD, etc.)
[video_lightbox_youtube video_id="TkdRseYQvJA" width="1280" height="720" anchor="Crear y actualizar las series de facturación"]Repasat incorpora en las líneas de documentos la posibilidad de informar del coste de la línea, añadir apuntes o comentarios sobre el cálculo o calcular el precio de venta en función del coste informado.
[video_lightbox_youtube video_id="ZVQt6r2kygM" width="1280" height="720" anchor="Ver Costes y rentabilidad en documentos comerciales"]Creación de contratos, cuotas y facturación periódica
Podemos asociar contratos en las fichas de los clientes
Los contratos pueden ser de dos tipos:
Periodo: Nos permiten realizar facturas periodicas o cuotas a los clientes
Horas: Los clientes pueden contratar una bolsa de horas que se irán descontanto a medida que imputemos horas contra ese contrato.
Un cliente pueden tener diferentes contratos, y cada contrato podrá emitir una factura por cada periodicidad que indiquemos.
[video_lightbox_youtube video_id="aPPHo7mByE8" width="1280" height="720" anchor="Facturación de contratos de clientes y cuotas periódicas"]Nos podemos encontrar con que en un mismo contrato tengamos que facturar importes diferentes según el periodo del año.
Además podemos facturar manualmente las cuotas de los contratos o si lo preferimos podemos facturar automáticamente y que se envíen las facturas si lo configuramos en el contrato.
[video_lightbox_youtube video_id="q863NLiO1r4" width="1280" height="720" anchor="Creación de contratos, cuotas y facturas periodicas"]Si trabajamos con diferentes series de facturación, nos puede interesar actualizarlas masivamente.
Por ejemplo, si la serie de los contratos de las cuotas de facturación son el año, podemos actualizar fácilmente la serie de un año para el otro.
[video_lightbox_youtube video_id="TkdRseYQvJA" width="1280" height="720" anchor="Actualización de series de contratos"]Planificación de Tareas
Podemos crear tareas puntuales (sólo se realizan una vez) tanto para tareas comerciales (CRM) como para tareas operativas (OPERACIONES).
Las tareas puntuales se asocian al icono del rayo y podemos crearlas desde diferentes zonas del programa (clientes, clientes potenciales, proyectos, etc.)
[video_lightbox_youtube video_id="ngZV_462kZw" width="1280" height="720" anchor="Cómo crear una Tarea Puntual"]
Las tareas periódicas son aquellas que realizamos repetidamente en base a una periodicidad establecida.
Pueden ser:
- Semanales (cada semana se repiten los mismos días, por ejempolo todos los Lunes, miércoles y viernes)
- Quincenales, mensuales, bimestrales, trimestrales, etc.
Importante: Sólo se pueden crear tareas periódicas desde los proyectos de clientes.
[video_lightbox_youtube video_id="cIlFYuvL09M" width="1280" height="720" anchor="Como crear una Tarea Periódica"]
En tareas con periodicidad superior a la semana, nos puede interesar planificar por día de la semana.
Por ejemplo, el primer lunes de cada mes, el segundo miércoles de cada mes o el último viernes de cada mes.
También podemos realizar combinaciones del tipo:
Agregar (Y): El primer lunes Y el primer martes de cada mes
Disyuntivo (O): El último miércoles O el último viernes de cada mes
[video_lightbox_youtube video_id="gDxrCA7ynkw" width="1280" height="720" anchor="Planificar tareas periodicas por día de la semana"]En entornos turístico o por producciones cíclicas nos puede interesar diferenciar las periodicidades.
Por ejemplo, durante todo el año realizamos una tarea dos días a la semana y los meses de verano nos puede interesar ampliar esa periodicidad a 5 días a la semana.
En este tutorial explicamos como funcionan las tareas de temporada
[video_lightbox_youtube video_id="PoPYHbfJA88" width="1280" height="720" anchor="Tareas de Temporada"]Las tareas multidía o condicionadas por el esfuerzo nos permiten distribuir la duración de la tarea en función de los empleados que asignemos o los días que asignemos para la realización de la tarea.
Las tareas marcadas de este tipo, nos crearán tantas actividades en función de los días y empleados asignados.
[video_lightbox_youtube video_id="QpRo05bybSI" width="1280" height="720" anchor="Tareas de Temporada"]Repasat permite asignar tarifas a los empleados para por un lado conocer el coste de la tareas y por otro facturar las horas realizadas a un precio hora.
Las tarifas se pueden asignar al empleado, al proyecto, a la tarea o incluso dentro de una misma tarea varios empleados pueden tener diferentes tarifas, implicando diferentes costes o diferentes precios de facturación.
Esto nos permite:
Por un lado facturar automáticamente las horas realizadas a un precio/hora establecido.
Conocer los costes y rentabilidades de un cliente o proyecto (ver informe de rentabilidad)
[video_lightbox_youtube video_id="QpRo05bybSI" width="1280" height="720" anchor="Tareas de Temporada"]Control horario y registro de la jornada laboral
En este tutorial te mostramos como modificar el registro horario tanto si el empleado se ha olvidado de informar su jornada laboral como si necesitamos modificarla.
[video_lightbox_youtube video_id="_mfPZXW4Osc" width="1280" height="720" anchor="Gestión de Incidencias y modificaciones en el control horario"]Si necesitamos imputar nuestro tiempo a diferentes tareas, en este tutorial te mostramos como rápidamente podemos indicar cómo controlar e imputar nuestro tiempo a diferentes tareas y proyectos.
Esto nos permitirá posteriormente obtener rentabilidades del tiempo empleado a cada proyecto
[video_lightbox_youtube video_id="LSk9ToEMYGA" width="1280" height="720" anchor="Imputación y control de horas de comerciales y otros empleados"]Si necesitamos conocer si un empleado ha ido a un cliente o a una ubicación geográfica podemos marcar las tareas como "requiere geolocalización" y podemos saber dónde ha iniciado la tarea y donde la ha finalizado.
[video_lightbox_youtube video_id="u-V9NRwVJZE" width="1280" height="720" anchor="Geolocalización y control de tareas"]Proyectos y Operaciones
SAT Servicio Técnico y Gestión de Activos
Gestión de Cartera (cobros y pagos)
Importación de datos
Tutorial pendiente de actualizar
Este tutoria está realizado con el diseño previo de Repasat, si bien te la funcionalidad es muy similar a la actual y la operativa es muy similar a la actual
[video_lightbox_youtube video_id="u5KA4GMTaog" width="1280" height="720" anchor="Importación de Datos de ficheros maestros"]Diseño y gestión de peticiones (workflow o flujos de trabajo)
Tutorial pendiente de actualizar
Este tutoria está realizado con el diseño previo de Repasat, si bien te la funcionalidad es muy similar a la actual y la operativa es muy similar a la actual
[video_lightbox_youtube video_id="NzG13eQiV9Q" width="1280" height="720" anchor="Diseño de Peticiones: no conformidad"]Personalización de formatos de impresión
Compras y aprovisionamiento
Introducción de facturas de compras o de gastos en Repasat
[video_lightbox_youtube video_id="Zv9D-GTjWog" width="1280" height="720" anchor="Registrar Factura de Gastos"]Gestión de notas de Gastos en Repasat
[video_lightbox_youtube video_id="6xhOVfgAYwc" width="1280" height="720" anchor="Registrar Notas de Gastos"]Parametrización Repasat
Integraciones con otras aplicaciones
Contectar Repasat con Mailchimp
[video_lightbox_youtube video_id="Nhd155YxB4A" width="1280" height="720" anchor="Conectar Repasat con Mailchimp"]
Cómo crear una campaña en Mailchimp y segmentar contactos
[video_lightbox_youtube video_id="0dR3BR_i2Ps" width="1280" height="720" anchor="Segmentar y crear una campaña en Mailchimp"]
Video
[video_lightbox_youtube video_id="Rwokm9vYgPw" width="1280" height="720" anchor="Integración con Wordpres"]
Documentación y parámetros
Integración con formularios de Wordpress